Die Kosten einer Vereinswebsite setzen sich aus mehreren Teilen zusammen: der einmaligen Einrichtung, dem laufenden Betrieb und, falls gewünscht, Zusatzfunktionen mit eigener Lizenz. Für die Planung in der Vorstandschaft ist diese Aufteilung aussagekräftiger als eine einzelne Gesamtsumme, weil nicht alle Kosten nur einmal anfallen.
In diesem Artikel ordnen wir die Kostenbestandteile ein und zeigen, worauf Sie beim Vergleich von Angeboten achten sollten. Konkrete Projektpreise nennen wir dabei bewusst nicht. Warum, erklären wir weiter unten.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Kosten einer Vereinswebsite bestehen aus drei Blöcken: Einrichtung, laufender Betrieb und, falls gewünscht, Zusatzfunktionen.
- Die Einrichtung fällt einmal an, Betrieb und Lizenzen kommen jedes Jahr wieder und gehören in die Jahresplanung der Vereinskasse.
- Für Ausgaben im ideellen Bereich kann ein Verein keine Vorsteuer abziehen. Für viele Vereine zählt deshalb der Bruttobetrag.
- Die günstigste Einrichtung ist nicht automatisch die günstigste Website, wenn Pflege und Betrieb danach fehlen.
Die drei Kostenblöcke im Überblick
| Block | Wann | Beispiele |
|---|---|---|
| Einrichtung | Einmalig | Konzeption, Gestaltung, Umsetzung, Übernahme alter Inhalte, Einweisung |
| Betrieb | Jedes Jahr | Domain, Hosting, Updates, Sicherungen, Unterstützung bei Fragen |
| Zusatzfunktionen | Einmalig plus jährlich | Einrichtung plus Lizenz, z. B. Mitgliedsantrag oder Geräteverleih; beim Ticketverkauf Gebühren je Ticket |
Beim Vergleich von Angeboten lohnt es sich, diese drei Blöcke getrennt zu betrachten. Eine Gesamtsumme sagt allein nicht aus, ob der laufende Betrieb bereits enthalten ist.
Einmalige Kosten: Was den Aufwand bestimmt
Die Einrichtung ist der größte Einzelposten. Wie hoch er ausfällt, hängt weniger vom Verein ab als vom Vorhaben. Diese Punkte bestimmen den Aufwand:
- Umfang: Wie viele Seiten und Bereiche braucht die Website? Eine Seite mit Terminen, Berichten und Ansprechpartnern ist etwas anderes als ein Auftritt mit mehreren Abteilungen.
- Inhalte: Liegen Texte, Termine und Fotos schon vor, oder müssen sie erst entstehen? Fotos und Texte liefert in der Regel der Verein. Hilfe beim Schreiben oder Überarbeiten lässt sich zusätzlich vereinbaren.
- Alte Website: Gibt es einen bestehenden Auftritt, wird er vor der Umstellung gesichert, geeignete Inhalte werden übernommen und alte Adressen weitergeleitet, damit Links und Suchergebnisse nicht ins Leere führen.
- Funktionen: Braucht der Verein Formulare, Anmeldungen oder einen geschützten Bereich? Jede Funktion ist zusätzlicher Aufwand, deshalb gehören nur die hinein, die wirklich gebraucht werden.
- Pflege: Wer soll die Website später aktuell halten? Pflegt der Verein sie selbst, gehört eine Einweisung dazu.
Aus diesen Punkten ergibt sich auch, warum wir vor einem Gespräch keinen Pauschalpreis nennen. Eine Zahl ohne Kenntnis von Umfang, Inhalten und Funktionen wäre entweder zu hoch angesetzt oder würde später nicht halten. Nach einem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie stattdessen ein Angebot in mehreren Stufen. So kann die Vorstandschaft selbst entscheiden, wie viel sie für den Anfang umsetzen möchte.
Laufende Kosten: Was jedes Jahr wiederkommt
Eine Website ist nach dem Start nicht fertig, sondern muss betrieben werden. Diese Kosten fallen jedes Jahr an:
- Domain und Hosting: Die Adresse der Website und der Speicherplatz, auf dem sie läuft. Bei unserem Managed WordPress Hosting ist die Domain enthalten. Für gemeinnützige Vereine gibt es eigene Vereinstarife ab 12,90 € pro Monat, alle anderen Pakete beginnen bei 29,90 € pro Monat.
- Updates und Sicherungen: WordPress, Plugins und Theme brauchen regelmäßige Updates, damit Sicherheitslücken geschlossen werden. Dazu kommen Backups für den Ernstfall. Warum das im Verein besonders wichtig ist, beschreiben wir im Artikel Datensicherung im Ehrenamt.
- Inhaltspflege, falls gewünscht: Hat im Verein niemand Zeit, Termine und Berichte einzupflegen, kann das auch ein Dienstleister übernehmen. Bei uns läuft das über die WordPress-Wartung und Website-Betreuung, nach Aufwand oder als festes Kontingent.
Diese Beträge sind kleiner als die Einrichtung, laufen aber Jahr für Jahr. Nehmen Sie sie deshalb fest in die Jahresplanung der Vereinskasse auf, damit sie nicht jedes Mal neu beschlossen werden müssen.
Zusatzfunktionen: Einrichtung und Lizenz sind zwei Dinge
Manche Vereine brauchen mehr als eine reine Informationsseite. Für typische Abläufe gibt es fertige Lösungen, die als Jahreslizenz laufen. Bei uns sind das der Digitale Mitgliedsantrag und der Digitale Geräteverleih. Für beide gilt:
- Die Lizenz hat einen festen Jahrespreis, der auf der jeweiligen Produktseite steht.
- Die Einrichtung auf der Vereinswebsite wird getrennt berechnet, einmalig.
- Die Lizenz umfasst Updates und grundlegenden Support für ein Jahr.
Wichtig ist auch, was eine solche Funktion nicht leistet. Der Mitgliedsantrag ersetzt keine Mitgliederverwaltung und zieht keine Beiträge ein. Der Geräteverleih zeigt Gebühren an und vermerkt sie als vereinnahmt, eine Online-Zahlung gibt es dort nicht.
Beim Ticketverkauf ist die Rechnung anders aufgebaut. Hier fallen Gebühren von System- und Zahlungsanbietern an, ungefähr zwischen 4,5 % und 6 % pro verkauftem Ticket, abhängig von System und Zahlungsart. Der Aufwand für die Einrichtung des Ticketshops kommt getrennt dazu.
Netto, brutto und die Vereinskasse
Ein Punkt wird beim Vergleich von Angeboten oft übersehen: die Umsatzsteuer. Für Ausgaben im ideellen Bereich, also für die eigentliche Vereinsarbeit, kann ein Verein keine Vorsteuer abziehen.[1] Für viele Vereine zählt deshalb nicht der Nettobetrag eines Angebots, sondern das, was am Ende tatsächlich aus der Vereinskasse geht.
Achten Sie beim Vergleich deshalb darauf, ob ein Angebot netto oder brutto ausgewiesen ist. Bei uns sind alle Preise Endpreise, es kommt keine Umsatzsteuer hinzu (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
Ob und in welchem Umfang Ihr Verein Vorsteuer abziehen kann, hängt von seinen Tätigkeitsbereichen ab. Das klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Wir ordnen das Thema hier nur ein und beraten nicht in Steuerfragen.
Die unsichtbaren Kosten: Zeit im Ehrenamt
Neben den Beträgen auf der Rechnung braucht eine Website Zeit für die Pflege. Im Ehrenamt ist Zeit oft knapper als Geld. Bei der Planung sind deshalb auch diese Fragen wichtig:
- Lässt sich die Website ohne technische Vorkenntnisse pflegen?
- Können mehrere Personen sie bedienen, nicht nur der eine Technikbegeisterte?
- Lassen sich die Zugänge bei einem Vorstandswechsel geordnet übergeben?
Eine einfache Pflege sollte deshalb schon bei der Planung mitbedacht werden.
Angebote fair vergleichen: Checkliste für die Vorstandschaft
Liegen mehrere Angebote auf dem Tisch, helfen diese Fragen beim Vergleich:
- Was ist einmalig, was fällt jährlich an?
- Ist der Betrag netto oder brutto angegeben?
- Sind Updates und Sicherungen enthalten, oder kommen sie extra dazu?
- Wie lange läuft der Vertrag für Hosting und Betreuung, und mit welcher Frist kann gekündigt werden?
- Wer hilft bei Fragen, und wie schnell kommt eine Antwort?
- Ist eine Einweisung für die Personen dabei, die die Website pflegen sollen?
Für die übrigen Vorstandsmitglieder haben wir die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Kosten und Aufgabenteilung auf einer Seite zusammengefasst: Kurz für die Vorstandschaft. Den Abschnitt können Sie direkt weiterleiten.
Häufige Fragen
Warum nennen Sie keinen Festpreis für eine Vereinswebsite?
Weil zwei Vereinswebsites selten gleich sind. Umfang, vorhandene Inhalte und gewünschte Funktionen bestimmen den Aufwand. Feste Preise gibt es dort, wo die Leistung immer gleich ist, also beim Hosting und bei den Plugin-Lizenzen. Für die Einrichtung erhalten Sie nach einem kostenlosen Erstgespräch ein Angebot in mehreren Stufen.
Ist ein Homepage-Baukasten nicht günstiger?
Am Anfang oft ja. Ein Baukasten hat aber ebenfalls laufende Kosten, und Zusatzfunktionen gibt es häufig nur in höheren Tarifen. Dazu kommt die Bindung an den Anbieter. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Artikel Website erstellen: Baukasten oder CMS?.
Können wir klein anfangen und später erweitern?
Ja. Eine WordPress-Website lässt sich nach und nach ausbauen. Viele Vereine starten mit Terminen, Berichten und Ansprechpartnern und ergänzen später Funktionen wie einen Mitgliedsantrag oder eine Vereinscloud. Wichtig ist nur, dass die Struktur von Anfang an so angelegt ist, dass Erweiterungen später sauber hineinpassen.
Vereinswebsite unverbindlich anfragen
Sie möchten für Ihren Verein eine neue Website planen und brauchen eine belastbare Grundlage für die Vorstandschaft? Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Umfang, Inhalte und Funktionen, danach erhalten Sie ein Angebot in mehreren Stufen. Mehr zu unserer Arbeitsweise finden Sie auf der Seite Vereinswebsite.
