Warum ein digitaler Mitgliedsantrag sinnvoll ist
Wer heute einem Verein beitreten möchte, erwartet meist, das online erledigen zu können, so wie bei fast allem anderen auch. Ein Papierformular, das erst gefunden, ausgedruckt und dann wieder eingesammelt werden muss, ist für viele Interessierte eine unnötige Hürde.
Das Plugin senkt diese Hürde und sorgt gleichzeitig dafür, dass kein Antrag in einer Schublade verschwindet.
So läuft ein Beitritt ab
Vom ausgefüllten Formular bis zum fertigen Antrag bei der Vorstandschaft braucht es kein Papier. Die Ansichten stammen aus einer Demo-Installation mit einem fiktiven Verein, ein Klick zeigt das Bild in voller Größe. Lieber selbst ausfüllen? In der Demo probieren Sie den Ablauf aus.
Antrag direkt auf der Vereinswebsite ausfüllen
Interessierte tragen persönliche Angaben, Anschrift und Kontaktdaten in ein übersichtliches Formular ein, ganz ohne Download oder Postweg. Pflichtfelder werden vor dem Absenden geprüft, damit der Antrag vollständig ankommt.
SEPA-Lastschriftmandat und Einwilligungen
Im selben Schritt erteilt das neue Mitglied das SEPA-Lastschriftmandat und stimmt den Datenschutzbestimmungen zu. Die Einwilligung zu Foto- und Filmaufnahmen ist freiwillig und wird getrennt abgefragt. Die Texte dafür hinterlegt der Verein selbst.
E-Mail-Adresse mit Code bestätigen
Vor dem Absenden erhält die Person einen sechsstelligen Code per E-Mail. Erst mit diesem Code geht der Antrag ab. So ist sichergestellt, dass die angegebene E-Mail-Adresse stimmt und erreichbar ist.
Fertiger Antrag als PDF für die Vorstandschaft
Der Antrag geht per E-Mail mit PDF-Anhang an die Adresse, die der Verein festlegt. Er ist mit Zeitstempel digital signiert. In der E-Mail selbst erscheint die IBAN nur gekürzt, vollständig steht sie im PDF.
Was das Plugin außerdem kann
- Vereinsname, Absender und Empfänger der Anträge frei einstellbar
- Eigene Texte für Foto-Einwilligung und Datenschutz
- Gläubiger-Identifikationsnummer im SEPA-Mandat und im PDF
- Farben von Formular und PDF passend zu Ihrer Website
- Bestätigungscode mit begrenzter, einstellbarer Gültigkeit
- Einbindung auf einer beliebigen Seite Ihrer Website
Das Plugin erfasst neue Mitgliedsanträge. Es ist keine Mitgliederverwaltung und übernimmt keinen Beitragseinzug.
Datenschutz: Der Antrag geht direkt an Ihren Verein
Der Mitgliedsantrag wird nicht dauerhaft auf Ihrer Website gespeichert und gelangt nie auf die Server von Webprojekt Donauwörth. Er geht per E-Mail an die Adresse, die Ihr Verein festlegt, und sonst an niemanden.
- Bis der Bestätigungscode eingegeben ist, liegen die Angaben kurz in der Datenbank Ihrer Website. Danach, spätestens mit Ablauf des Codes, verfallen sie automatisch.
- Das PDF entsteht nur für den Versand als temporäre Datei und wird direkt danach gelöscht.
- In der E-Mail selbst steht die IBAN nur gekürzt, vollständig steht sie im PDF-Anhang.
- Der Versand läuft über den Mailversand Ihrer Website. Wir empfehlen einen verschlüsselten Versand (SMTP mit TLS) über Ihren Mailanbieter.
- Ab dem Eingang im Postfach gelten die Aufbewahrungsregeln Ihres Vereins, genau wie bei einem Antrag auf Papier.
- Das Formular setzt keine Cookies und lädt keine Schriften, Skripte oder anderen Inhalte von Drittanbietern.
- Für Lizenz und Updates fragt das Plugin bei unserem Lizenzserver an. Übertragen werden nur Lizenzschlüssel, Adresse der Website und die Versionen von Plugin, WordPress und PHP, keine Antragsdaten.
Auftragsverarbeitung
Weil die Anträge nicht über unsere Server laufen, braucht es für das Plugin keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Webprojekt Donauwörth. Maßgeblich ist der Vertrag mit Ihrem Webhoster, beim E-Mail-Versand gegebenenfalls auch mit Ihrem Mailanbieter. Liegt Ihre Website bei uns im Managed Hosting oder in der Wartung, schließen wir dafür ohnehin einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihnen ab.
Die Texte für Einwilligung und Datenschutz im Formular legt Ihr Verein fest, ebenso die Angaben in der Datenschutzerklärung. Eine rechtliche Prüfung übernehmen wir nicht, dafür ist eine anwaltliche Beratung der richtige Weg.
Für welche Vereine sich das eignet
- Vereine mit regelmäßigem Mitgliederzuwachs
- Vereine, deren Beitrittsformular bisher nur auf Papier vorliegt
- Verbände und Kreisverbände mit mehreren Untergliederungen
- Vereine, die den Beitritt für Interessierte niedrigschwelliger gestalten möchten
Vorteile für Vorstand und Mitglieder
- Kein Papierformular, das erst gedruckt und eingesammelt werden muss
- Anträge gesammelt an einer Stelle statt verstreut in Postfächern
- Niedrigere Hürde für neue Mitglieder, gerade bei jüngeren Interessierten
- Weniger Rückfragen durch vollständig ausgefüllte Pflichtfelder
Faire Lizenz für gemeinnützige Vereine
29 € pro Jahr, inklusive Updates und grundlegendem Support für ein Jahr. Endpreis ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
- Voll-Lizenz für gemeinnützige Vereine
- Updates für die Dauer der Lizenz inklusive
- Grundlegender Support für ein Jahr inklusive
- Einrichtung auf Ihrer Website separat, abhängig vom bestehenden Aufbau