Warum ein digitaler Geräteverleih sinnvoll ist
Ein Geräteverleih auf Zetteln oder im Kopf einer einzelnen Person funktioniert, solange nichts dazwischenkommt. Sobald diese Person im Urlaub ist oder das Amt wechselt, weiß niemand mehr zuverlässig, was verliehen ist und an wen.
Das Plugin ersetzt die manuelle Organisation durch eine zentrale, für die Vorstandschaft jederzeit einsehbare Übersicht.
So läuft eine Ausleihe ab
Von der Anfrage eines Mitglieds bis zur Rückgabe läuft alles über Ihre Vereinswebsite. Die Ansichten stammen aus einer Demo-Installation mit einem fiktiven Verein, ein Klick zeigt das Bild in voller Größe.
Zeitraum wählen und Verfügbarkeit sehen
Mitglieder geben zuerst an, von wann bis wann sie etwas brauchen. Danach zeigt jedes Gerät, ob und wie viele Exemplare in diesem Zeitraum noch frei sind. Kategorien und eine Suche helfen bei einem größeren Bestand.
Geräte in den Ausleihkorb legen und anfragen
Mehrere Geräte landen in einem gemeinsamen Ausleihkorb. Mit Name, E-Mail-Adresse und einem kurzen Hinweis geht die Anfrage an den Verein. Den Eingang bestätigt das Plugin automatisch per E-Mail.
Anfragen bestätigen, ausgeben und zurücknehmen
Die Vorstandschaft sieht alle Anfragen in einer Liste und bestätigt oder lehnt sie mit einem Klick ab. Ausgabe und Rückgabe werden genauso festgehalten, das Mitglied erhält bei jedem Schritt eine E-Mail. Ist ein Rückgabedatum überschritten, markiert das Plugin die Ausleihe als überfällig und erinnert die Vorstandschaft per E-Mail.
Belegungsplan für alle Geräte
Der Belegungsplan zeigt je Gerät alle laufenden und kommenden Ausleihen, farblich nach Status. Er lässt sich ausdrucken und auf Wunsch über einen eigenen Link ohne WordPress-Zugang öffnen, etwa für die Person, die die Geräte ausgibt. Namen blendet diese Ansicht standardmäßig aus.
Weitere Ansichten aus der Verwaltung
Was das Plugin außerdem kann
- Gebühren je Gerät, auf Wunsch getrennt für Mitglieder und Nichtmitglieder
- Höchstmenge pro Reservierung und eine Vorlaufzeit für Anfragen
- Vermerk der vereinnahmten Gebühr oder Spende bei der Rückgabe
- Geräte nur für Mitglieder, freigeschaltet über einen Zugangscode
- Sperrzeiten, etwa für eine Winterpause oder eine Reparatur
- Archiv mit Export als Excel-Datei oder PDF
- Erinnerung per E-Mail an die Vorstandschaft, kurz bevor eine bestätigte Ausleihe beginnt
- Abgleich mit einem Google-Kalender, wenn gewünscht
- Farben der Schaltflächen passend zu Ihrer Website
Die Oberfläche ist bewusst einfach und für alle Altersgruppen verständlich gehalten, nicht nur für technisch versierte Vorstandsmitglieder.
Das Plugin zeigt Gebühren an und hält fest, was vereinnahmt wurde. Eine Online-Zahlung oder die Abrechnung von Kautionen gibt es nicht.
Datenschutz: Die Daten bleiben bei Ihrem Verein
Das Plugin speichert alle Angaben in der Datenbank Ihrer eigenen Website. Auf die Server von Webprojekt Donauwörth gelangen keine Daten Ihrer Mitglieder.
- Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch die Telefonnummer, Zeitraum, ausgeliehene Geräte, ein freiwilliger Hinweis und die Angabe, ob die Person Mitglied ist.
- Eine automatische Löschfrist gibt es nicht. Ihr Verein legt fest, wie lange Ausleihen aufbewahrt werden, und löscht sie in der Verwaltung oder im Archiv.
- Benachrichtigungen verschickt das Plugin über den Mailversand Ihrer Website.
- Ein Sitzungs-Cookie entsteht erst, wenn jemand einen Zeitraum wählt oder ein Gerät in den Ausleihkorb legt, für den Mitgliederzugang ein Cookie nach Eingabe des Zugangscodes. Beide sind technisch notwendig.
- Schriften, Skripte oder andere Inhalte von Drittanbietern lädt das Plugin nicht.
- Der öffentliche Belegungsplan zeigt Namen nur, wenn Sie das ausdrücklich einschalten.
- Für Lizenz und Updates fragt das Plugin bei unserem Lizenzserver an. Übertragen werden nur Lizenzschlüssel, Adresse der Website und die Versionen von Plugin, WordPress und PHP, keine Daten von Mitgliedern.
Nutzen Sie den optionalen Abgleich mit einem Google-Kalender, gehen Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ausleihenden an Google. Das gehört dann in Ihre Datenschutzerklärung.
Auftragsverarbeitung
Weil die Daten auf Ihrer Website liegen und nicht bei uns, braucht es für das Plugin keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Webprojekt Donauwörth. Maßgeblich ist der Vertrag mit Ihrem Webhoster. Liegt Ihre Website bei uns im Managed Hosting oder in der Wartung, schließen wir dafür ohnehin einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihnen ab.
Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um den Geräteverleih. Eine rechtliche Prüfung übernehmen wir nicht, dafür ist eine anwaltliche Beratung der richtige Weg.
Für welche Vereine sich das eignet
- Gartenbau- und Kleingartenvereine mit gemeinsamen Geräten
- Vereine mit Veranstaltungsausstattung wie Bänken, Pavillons oder Grills
- Sport- und Freizeitvereine mit Ausrüstung zum Verleih
- Feuerwehr- und Rettungsvereine mit gemeinschaftlich genutztem Material
Vorteile für Vorstand und Mitglieder
- Weniger Nachfragen beim Vorstand, weil der Status jederzeit einsehbar ist
- Kein Wissen, das an einer einzelnen Person hängt
- Nachvollziehbar, auch wenn die Vorstandschaft wechselt
- Weniger verlorene oder vergessene Geräte
Faire Lizenz für gemeinnützige Vereine
79 € pro Jahr, inklusive Updates und grundlegendem Support für ein Jahr. Endpreis ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
- Voll-Lizenz für gemeinnützige Vereine
- Updates für die Dauer der Lizenz inklusive
- Grundlegender Support für ein Jahr inklusive
- Einrichtung auf Ihrer Website separat, abhängig vom bestehenden Aufbau